Registrar

Muchas empresas adoptan la filosofía de "documentar todo", mientras que otras guardan registros de lo necesario solamente. A pesar del esfuerzo adicional que requiere documentar todas las acciones realizadas para reducir la exposición del empleado al ruido peligroso, la documentación puede ayudar a reforzar la capacidad del empleador para demostrar la efectividad del SVE-HNIR en caso de una inspección, auditoría o evaluación del SVE.

Evalúa si los registros del SVE-HNIR se guardarán de forma electrónica, en papel o ambas y si se conservarán en una base de datos central o en cada ubicación. Un proceso bien definido que se siga de forma coherente ayuda a reducir la posibilidad de perder registros y puede incrementar la utilidad de los datos.

Es necesario mantener el resgistro de la documentación por el tiempo que estipula el Art. N° 35 del D.S. 005-2012-TR, en el que se indica, entre otros plazos, que los registros de enfermedades ocupaciones se deben mantener por un periodo de 20 años.

Para cada tipo de información incluida en los registros del SVE-HNIR, el empleador debe designar quién será la persona responsable de almacenar y administrar dicha información, pues los registros médicos de cada trabajador solamente puede ser administrados por personal médico autorizado, a fin de guardar la privacidad y manejo adecuado de la información.

Dado que los registros del SVE-HNIR incluyen información médica confidencial, se recomienda protegerlos para ayudar a garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo las personas con las credenciales correctas tengan acceso a los datos confidenciales. Para mayor seguridad y soporte administrativo, se recomienda contar con una guía legal en dicho proceso, a fin de garantizar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes relacionadas a la materia.