Recordkeeping

Registrar

Mantener registros precisos y completos es más que un requisito legal, es una buena práctica comercial.

¿Hemos documentado lo que se ha hecho para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido?

  • Hearing Loss Prevention Program

    Cuando los empleadores documentan la manera y el momento en que implementaron cada uno de los elementos de SVE-HNIR, pueden estar mejor preparados para demostrar el cumplimiento de las normas correspondientes.

    El registro de la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que se desprende de la Ley de SST y su Reglamento, así como el material médico producto del Programa de Vigilancia de la Salud de los trabajadores, responden a diferentes periodos de almacenamiento obligatorios que deben cuidarse apropiadamente, no sólo para cumplir con la regulación mencionada, sino también para garantizar cualquier análisis preventivo, correctivo y de mejora continua del sistema. (Ver el Art. N° 35 del D.S. 005-2012-TR)


Aportes clave

    • La documentación adecuada de los pasos realizados para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido brinda beneficios tanto para el empleador como para el trabajador expuesto al ruido.
    • Los registros completos y precisos son necesarios para determinar si las desviaciones en la agudeza auditiva guardan relación con la exposición laboral, así como para mantener el Programa de Vigilancia de la Salud.
    • El Ministerio de Trabajo y otros organismos de regulación como el Ministerio de Salud requieren que los empleadores mantengan registros de medición de exposición y pruebas de audiometría como parte del SVE-HNIR y que estén a disposición cuando sea necesario.
    • El mantenimiento de registros adecuado facilita a los empleadores la evaluación de la efectividad de los SVE-HNIR..
    • Registro FUREL -FURAT del Ministerio de Trabajo

    • Desplazamiento del umbral estándar registrable

    • Desplazamiento del umbral estándar

    • Resolución 2400 de 1997. Resolución 1401 de 2007. Resolución 0156 de 2005

Introducción al mantenimiento de registros

  • Muchas empresas adoptan la filosofía de "documentar todo", mientras que otras guardan registros de lo necesario solamente. A pesar del esfuerzo adicional que requiere documentar todas las acciones realizadas para reducir la exposición del empleado al ruido peligroso, la documentación puede ayudar a reforzar la capacidad del empleador para demostrar la efectividad del SVE-HNIR en caso de una inspección, auditoría o evaluación del SVE.

  • Evalúa si los registros del SVE-HNIR se guardarán de forma electrónica, en papel o ambas y si se conservarán en una base de datos central o en cada ubicación. Un proceso bien definido que se siga de forma coherente ayuda a reducir la posibilidad de perder registros y puede incrementar la utilidad de los datos.

    Es necesario mantener el resgistro de la documentación por el tiempo que estipula el Art. N° 35 del D.S. 005-2012-TR, en el que se indica, entre otros plazos, que los registros de enfermedades ocupaciones se deben mantener por un periodo de 20 años.

  • Para cada tipo de información incluida en los registros del SVE-HNIR, el empleador debe designar quién será la persona responsable de almacenar y administrar dicha información, pues los registros médicos de cada trabajador solamente puede ser administrados por personal médico autorizado, a fin de guardar la privacidad y manejo adecuado de la información.

  • Dado que los registros del SVE-HNIR incluyen información médica confidencial, se recomienda protegerlos para ayudar a garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo las personas con las credenciales correctas tengan acceso a los datos confidenciales. Para mayor seguridad y soporte administrativo, se recomienda contar con una guía legal en dicho proceso, a fin de garantizar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales vigentes relacionadas a la materia.


Nociones básicas del mantenimiento de registros

Los beneficios que se obtienen cuando los empleadores registran cuidadosamente las acciones para prevenir la pérdida de audición son, en gran parte, proporcionales a la exactitud, integridad y accesibilidad de los documentos.

  • Precisión
    La mayoría de las decisiones tomadas por las personas que gestionan los SVE-HNIR dependen de la calidad de los datos que registra el empleador. Cuando los datos contienen errores o existe una variación excesiva, puede generar dudas a los responsables de la toma de decisiones sobre la exactitud de los registros y dificultar la gestión segura del SVE. Para ayudar a prevenir que esto suceda, establece un proceso sólido de mantenimiento de registros y verifica que la persona clave en el SVE siga el proceso. Cada persona que tenga acceso a los registros del SVE-HNIR debe estar capacitada para buscar indicios de que los registros no son exactos o no reflejan las acciones realizadas para implementar el SVE. Además, asegúrate de consultar con tu asesor legal para garantizar que se sigan todas las reglas y normas gubernamentales con respecto al almacenamiento, al acceso y a la transmisión de la información personal y médica.
  • Integridad
    Los registros son útiles cuando están completos y se han guardado a lo largo del tiempo. Esto es muy importante cuando se trata de los datos de audiometrías. Si los registros de audiometría indican que un empleado ha experimentado un desplazamiento del umbral estándar, el empleador debe realizar un seguimiento. Si el desplazamiento del umbral estándar es potencialmente registrable, se necesita información clave para determinar si el desplazamiento auditivo se debe, al menos parcialmente, a la exposición a ruidos en el lugar de trabajo. Los registros faltantes, la información imprecisa o el vacío de datos dificultan la toma de decisiones del audiólogo o médico que revisa los registros. En este caso, el empleador no tendrá otra opción que asumir que la pérdida de audición está relacionada con el trabajo.
  • Accesibilidad
    Si bien se debe conservar la seguridad de los registros, los empleadores deben poner los registros clave a disposición de los empleados, sus representantes, miembros del equipo de prevención de pérdida de audición e inspectores o representantes de las agencias de regulación. Para ayudar a mantener el control de la documentación, establece un sistema en el cual una cantidad limitada de personas que tenga acceso directo a los registros pueda compartir copias de los documentos con otras personas que los necesiten.

¿Has tenido esto en cuenta?

    • Realizar auditorías periódicas para detectar vacíos en los registros del SVE
    • Crear una base de datos central de documentos del SVE-HNIR de todas las ubicaciones de tu empresa para permitir el acceso a personas clave
    • Establecer un sistema de solicitud de documentación para que las personas que necesiten revisar registros clave tengan acceso
    • Asegurar los datos de audiometrías con copias de seguridad de rutina, almacenamiento a largo plazo y acceso

  • NOTA IMPORTANTE: Esta información está basada en requisitos actuales seleccionados de Estados Unidos. Hay requisitos locales o nacionales que pueden ser diferentes. Consulta siempre las Instrucciones para el usuario y cumple las leyes y normas locales. El sitio web contiene información general y no se deberá confiar en esta para tomar decisiones específicas. Leer esta información no certifica competencia en seguridad y salud. La información tiene vigencia a partir de la fecha de publicación y los requisitos pueden modificarse en el futuro. No se deberá tener en cuenta la información de forma aislada, ya que el contenido, por lo general, está acompañado de información adicional o complementaria. Se deben seguir todas las leyes y normas aplicables.


Call Center: 500 7100 Call Center: 500 7100 Soporte/Asistencia Técnica de EPP: +51 1 707 6456 Soporte/Asistencia Técnica de EPP: +51 1 707 6456 Contáctenos.
Síguenos
As marcas listadas a cima são marcas comerciais da 3M.
Cambiar ubicación
Perú - Español